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担当者との面談マナー
担当者との面談マナーについてのマナーなどを紹介していきます。
担当者との面談マナーにおいては、具体的に取引先の担当者と面談する際の基本的な対応に関するビジネスマナーを中心に解説していきます。
なお、取引先やお客様などとの具体的な交渉に関するテクニックについては「交渉・営業・提案の基礎知識」の項目で、トークのテクニックや相手のニーズを聞き出すコツなどを説明していますので、そちらを参考にしてください。
面談における基本的なビジネスマナー
まず、具体的に面談に入る前には軽い雑談などを交えて双方の気分をリラックスさせましょう。もちろん緊急な用件の場合などは「さっそくですが、」と話に入っても良いですが、そうで無い場合、挨拶をした後は軽い雑談を交わすように心がけましょう。
なぜ、雑談が重要なのかというと、そこまで親しくない間柄の人同士の会話の場合どうしても緊張感が生まれるものです。面談する以上は緊張感をもっていどむのは当然必要ですが、過度な緊張は会話をスムーズにできなくしてしまうこともあります。短めの雑談を通じて双方リラックスできるように心がけましょう。
面談における具体的な戦略などにうついては「交渉の基礎知識」で解説しますのでここでは割愛しますが、面談における最低限のマナーとして以下のようなマナーがあります。以下についてはビジネスマンとしての最低限のマナーです。しっかりとわきまえた上で面談に臨みましょう。
・自分の裁量を超えた判断・安請け合いをしない
自分の発言はたとえ若手であっても「会社の発言」となります。つまり、自分が多分この程度なら大丈夫だろう。と思うことを勝手にOKです。と発言したら会社としてOKがでたと相手は判断します。自分に与えられた裁量の範囲をしっかりとわきまえて、不用意な発言には注意しましょう。判断を求められた場合で、自分にその決定権が無い場合は「社内で検討いたしますので、持ち帰らせてください」などと言い、上司に相談すること。
・自社・他社の陰口は言わない
冗談で「ウチの会社は上層部の頭が固くて…。」などと発言する人もいるが、これはマナー違反。冗談であっても相手は冗談と思わないかもしれません。また、ライバル会社の悪口を言うのも同様にマナー違反です。こうした場合は具体的な根拠を挙げる必要がある。
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